宣州区新型农村合作医疗档案管理规定

第一章  总  则

第一条  为了加强新农合档案的科学化、规范化管理，根据国家《中华人民共和国档案法》和卫生部《卫生档案管理暂行规定》等法规，结合我区新农合工作实际，特制定本规定。

第二条  本规定所指的新农合档案是指在建立完善新农合制度工作过程中直接形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和不同载体的历史记录。

第二章  机构与人员

第三条  新农合档案是新型农村合作医疗工作的重要组成部分，单位应将其纳入主要负责人的目标管理责任制，纳入新农合管理经办机构职责范围，切实解决档案工作所需的人、财、物等实际问题。

对在档案管理和利用等方面成绩显著的单位或个人给予奖励；对违反档案管理法律法规的，依法予以处理。

第四条  新农合档案工作实行统一领导、分级管理的原则，档案业务受上级卫生行政主管部门和同级档案行政管理部门的监督和指导。区合管中心负责保管在中心办理补偿结报手续的材料档案和民营医疗机构（宣城中医医院、宣城仁杰医院除外）的档案，各乡镇卫生院及金坝、双桥社区卫生服务中心负责保管在本医疗机构即时结报材料及辖区内新农合定点村卫生室的档案，其他各新农合定点医疗机构负责保管本单位即时结报的新农合档案。

第五条  各新农合定点医疗机构应建立新农合档案室，配备专职或兼职档案管理人员，实行本单位档案集中统一管理。条件不具备的单位可以在综合档案室设有新农合档案专柜，要明确标记。

第三章  归档与整理

第六条  凡是在新农合工作中形成的具有查考利用价值的不同载体的文件材料都应归档。归档范围和保管期限表详见附件《宣州区新型农村合作医疗档案归档范围、保管期限表》。

第七条  新型农村合作医疗工作中形成的管理类档案，其整理按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（国家档案局第8号令）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）执行。

新农合报销资料即结算类档案包括定点医疗机构分住院补偿和门诊补偿材料。其中住院补偿分普通住院补偿、按病种付费补偿、住院分娩补偿和意外伤害补偿；门诊补偿分为普通门诊补偿和普通慢性病及慢特病补偿。依据参合患者就诊医疗机构分为区内和转外就诊。各定点医疗机构分门诊、住院等类别，分支付日期进行整理、装订成册。区合管中心按定点医疗机构结算材料进行审核、编码后，分区内转外、分类别、分支付日期进行归档管理。

基金会计类档案按照《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）进行整理。

录音带、磁带、磁盘、光盘、照片等不同载体的档案，参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)、《电子文件归档与档案管理规范》(GB/T18894-2002) 及《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等有关标准另行分类整理，编目存放，并填写相应的参见号。电子文件及数据应按照相关规定，拷贝至耐久性好的载体上，妥善保管。

第八条  归档的文件材料应完整、齐全、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，禁止使用纯蓝墨水、红墨水笔、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和签批文件。

第九条  新型农村合作医疗文件材料的整理实行谁办理谁整理（立卷）、边办理边收集整理的原则，做到区分类别、区分年度、区分保管期限，由各业务科室负责人审定后，在第二年上半年向档案室（工作人员）归档。任何人都不得据为己有或者拒绝归档。

第四章  管理与利用

第十条  区合管中心各科室应定期向本单位综合档案室移交档案，移交时应编制档案移交清册，并按规定办理移交手续。各新农合定点医疗机构应及时做好新农合公文收发、报销资料等农合档案登记、存档保管工作。每次上报区合管中心垫付基金报销材料时各定点医疗机构要自留一份，以便备查。

第十一条  根据档案安全保管的要求，配备防盗、防火、防光、防霉、防虫、防尘等设施设备，采取必要的保管和保护措施，档案管理人员应保持档案及档案装具、库房、设备的整洁，定期检查，确保档案的完整与安全。

第十二条  新农合档案保管期满应及时鉴定，鉴定应在本单位分管负责人的领导下，由业务部门和档案人员共同组成鉴定小组，按照保管期限表判定档案的存毁。对已到保管期限的档案，经分管领导审批同意，编制销毁清册，并到指定地点销毁。

第十三条  建立新农合报销资料档案查阅利用制度，严格履行查阅登记手续。查阅档案严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、污损、撤换、添加内容等。

第十四条  积极利用各种现代化技术手段，建立新农合报销资料档案数据库，为统计汇总、分析决策、查找利用等创造便捷条件。

第五章  附  则

第十五条  本规定由宣州区新型农村合作医疗管理中心负责解释。

第十六条  本规定自2013年5月1日起施行。